Politiques et pratiques encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels

Jinny Robichaud (ci-après « le COURTIER ») est régi par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (la « Loi »).

Renseignements personnels

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Un écrit, une image, une vidéo ou un enregistrement sonore peuvent contenir des renseignements personnels.

Dans le cadre de ses activités professionnelles en courtage immobilier, le COURTIER peut recueillir des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse domiciliaire, la date de naissance, les renseignements figurant sur une pièce d’identité, les renseignements financiers, la situation matrimoniale ou toute autre information nécessaire à la prestation de ses services.

Consentement

Le COURTIER collecte, utilise et communique les renseignements personnels avec le consentement de la personne concernée. Pour être valide, ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques.

Toute personne peut retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels en tout temps. Toutefois, si ces renseignements sont nécessaires à l’exécution d’un mandat ou d’un contrat, le COURTIER pourrait ne pas être en mesure de poursuivre la prestation des services demandés.

Responsabilité

Le COURTIER est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient dans le cadre de l’exercice de ses activités professionnelles. À cette fin, il a adopté la présente politique de confidentialité ainsi que des pratiques encadrant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels.

Collecte des renseignements personnels

Le COURTIER ne collecte que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités de courtage immobilier, notamment :

la réalisation de transactions immobilières,

la tenue des dossiers,

la conformité aux exigences de l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ),

toute autre fin légitime portée à la connaissance de la personne concernée.

Les renseignements personnels peuvent être recueillis verbalement, par écrit ou par voie électronique, notamment par des formulaires, courriels, documents financiers ou pièces d’identité.

Utilisation et communication des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et avec le consentement de la personne concernée, sauf lorsque la loi autorise ou exige autrement.

Les renseignements personnels ne sont jamais vendus ou partagés à des fins de marketing ou de promotion.

Le COURTIER peut être tenu de communiquer certains renseignements à des tiers, notamment à des fournisseurs de services, assureurs (ex. FARCIQ), professionnels, mandataires ou organismes de réglementation, y compris à l’extérieur du Québec, lorsque requis. Dans ces cas, des mesures sont prises afin d’assurer une protection adéquate des renseignements personnels.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des obligations légales applicables. Conformément aux exigences professionnelles, les dossiers sont conservés pour une période minimale de six (6) ans suivant leur fermeture définitive.

Une fois ce délai écoulé, les renseignements personnels sont détruits de façon sécuritaire.

Mesures de sécurité

Le COURTIER applique des mesures de sécurité raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés, notamment :

accès limité aux personnes autorisées,

mesures de sécurité informatique,

surveillance des systèmes,

destruction sécurisée des renseignements personnels.

Incident de confidentialité

Un incident de confidentialité comprend tout accès, utilisation ou communication non autorisés, ainsi que la perte d’un renseignement personnel.

Le COURTIER a mis en place un protocole de gestion des incidents de confidentialité afin de limiter les risques et de se conformer aux obligations prévues par la Loi.

Rôles et responsabilités

Le COURTIER :

assure la protection et la confidentialité des renseignements personnels,

met en place des pratiques de gestion sécuritaires,

veille à la conformité aux lois applicables.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi, le COURTIER agit à titre de Responsable de la protection des renseignements personnels et s’assure du respect de la présente politique.

Droit d’accès, de retrait et de rectification

Toute personne peut :

demander l’accès aux renseignements personnels la concernant,

demander la rectification de renseignements inexacts,

retirer son consentement à leur utilisation ou communication.

Plaintes et coordonnées

Pour toute demande d’accès, de rectification ou pour déposer une plainte concernant le traitement des renseignements personnels, veuillez communiquer avec :

Jinny Robichaud
Courtier immobilier
📞 450-531-9842